Sua clínica faturou bem e sobrou pouco. O DRE explica onde foi o resto.
Como fazer o DRE de uma clínica médica
O DRE de uma clínica médica é uma tabela que parte do faturamento bruto do mês e vai descontando, em ordem, tudo o que sai, até chegar no que sobra. A ordem das linhas importa mais que os valores. Primeiro a receita bruta, separada por origem (particular, convênio, procedimento). Depois as deduções sobre a receita, que são impostos, taxa de cartão e glosa não recuperada. O que resta é a receita líquida. Dela você tira os custos variáveis, aqueles que só existem porque o atendimento aconteceu: material de consumo, repasse ao profissional, exame terceirizado. O que resta é a margem de contribuição. Dela você tira o custo fixo, que existe mesmo com a agenda vazia: aluguel, folha administrativa, software, contador, marketing. O que resta é o resultado operacional. Por último saem pró-labore e parcelas de financiamento, e aí sim você vê o que sobrou.
Para montar o seu, você precisa de três coisas: o extrato bancário e das maquininhas dos últimos três meses, um plano de contas de no máximo 25 linhas, e a disciplina de classificar cada lançamento em uma dessas linhas até o dia 5 do mês seguinte. Uma planilha resolve. O que não resolve é olhar o saldo da conta e chamar aquilo de resultado, porque o saldo mistura mês passado com mês que vem. Se você quer entender essa diferença, ela está detalhada em fluxo de caixa de consultório.
"Eu já tenho contador, ele faz isso"
Seu contador faz um DRE. Ele faz o DRE contábil, montado sobre o plano de contas fiscal, no formato que o fisco e o banco esperam ver. Esse documento serve para apurar imposto, entregar obrigação acessória e instruir pedido de crédito. Ele é obrigatório e você precisa dele.
O que ele não faz, salvo se você contratar isso separadamente, é quebrar a receita por linha de serviço, separar o repasse de cada profissional, isolar a glosa da operadora, calcular margem de contribuição e mostrar quantas horas de agenda cada linha de receita consome. O contador trabalha com o que você manda. Se você manda um bloco de entradas e um bloco de saídas, ele devolve um bloco de entradas e um bloco de saídas, organizado e correto do ponto de vista fiscal, e inútil para decidir se você mantém o convênio X na grade.
O DRE gerencial responde outra pergunta. A pergunta dele é: em qual linha o dinheiro está sendo consumido, e o que eu mudo na semana que vem.
O DRE linha a linha
Os números abaixo são um exemplo ilustrativo, montado para mostrar o formato. Não são média de mercado nem dado de cliente. Troque cada linha pelos seus números antes de tirar qualquer conclusão.
| Linha | Valor | % da receita bruta |
|---|---|---|
| Consultas particulares | R$ 38.000 | 47,5% |
| Convênios | R$ 27.000 | 33,8% |
| Procedimentos e exames | R$ 15.000 | 18,8% |
| Receita bruta | R$ 80.000 | 100% |
| Impostos sobre a receita | (R$ 6.400) | 8,0% |
| Taxa de cartão | (R$ 1.200) | 1,5% |
| Glosa de convênio não recuperada | (R$ 1.350) | 1,7% |
| Receita líquida | R$ 71.050 | 88,8% |
| Repasse a profissionais | (R$ 16.500) | 20,6% |
| Material de consumo | (R$ 4.200) | 5,3% |
| Exames e laboratório terceirizados | (R$ 2.800) | 3,5% |
| Margem de contribuição | R$ 47.550 | 59,4% |
| Aluguel e condomínio | (R$ 7.500) | 9,4% |
| Folha administrativa com encargos | (R$ 14.200) | 17,8% |
| Marketing | (R$ 6.000) | 7,5% |
| Energia, água, internet, limpeza | (R$ 2.400) | 3,0% |
| Contador | (R$ 1.100) | 1,4% |
| Software de gestão e telefonia | (R$ 900) | 1,1% |
| Outros fixos (seguros, conselhos, escritório) | (R$ 1.300) | 1,6% |
| Resultado operacional | R$ 14.150 | 17,7% |
| Pró-labore dos sócios | (R$ 9.000) | 11,3% |
| Parcela de financiamento de equipamento | (R$ 2.100) | 2,6% |
| Resultado do mês | R$ 3.050 | 3,8% |
Oitenta mil de faturamento, três mil de sobra. O dono dessa clínica jura que teve um bom mês, porque a agenda esteve cheia e a conta nunca ficou negativa. E ele está certo sobre a agenda. O problema aparece só quando as linhas ficam empilhadas assim.
Onde o dinheiro foi
Três blocos comem quase tudo. As deduções levaram R$ 8.950 antes de qualquer despesa operacional, e a linha de glosa dentro delas é a única que dá para atacar sem mexer em preço nem em imposto (veja glosa de convênio). Os custos variáveis levaram R$ 23.500, com o repasse respondendo por mais de dois terços disso. O custo fixo levou R$ 33.400, e essa é a linha que cresce sozinha: cada contratação, cada software novo, cada verba de tráfego que sobe e não desce.
Repare também que pró-labore aparece embaixo do resultado operacional, separado. Isso é de propósito. Pró-labore remunera o seu trabalho, então ele pertence ao bloco de custo do negócio. A confusão entre as duas coisas está em pró-labore e distribuição de lucro.
O ponto de equilíbrio cai de graça
Com o DRE pronto você ganha um número que não dá para estimar de cabeça: quanto essa clínica precisa faturar para não perder dinheiro.
A conta é custo fixo dividido pelo percentual de margem de contribuição. No exemplo, R$ 33.400 divididos por 0,594 dão R$ 56.229. Abaixo disso, a estrutura não se paga. Se você incluir pró-labore e financiamento como compromissos fixos, o que é mais honesto, a conta vira R$ 44.500 divididos por 0,594, ou seja, R$ 74.915 de faturamento por mês.
Guarde esse segundo número. Ele significa que a clínica do exemplo trabalha os primeiros vinte e cinco dias do mês para pagar a estrutura e sobra com cinco dias para ela mesma. Uma semana ruim de agenda apaga o resultado inteiro.
Como montar o seu em uma tarde
Comece pelo extrato dos últimos três meses, não pelo mês passado isolado. Um mês só te engana com sazonalidade e com despesa anual que caiu naquele mês.
- Exporte extrato bancário, extrato das maquininhas e demonstrativos de pagamento dos convênios.
- Crie as colunas do modelo acima na planilha, uma coluna por mês.
- Classifique cada lançamento em uma única linha. Se um lançamento não couber em nenhuma, crie a linha, mas segure o total em 25.
- Separe o que é variável do que é fixo pela pergunta: se eu não atender ninguém no mês que vem, essa conta ainda chega? Se chega, é fixo.
- Calcule a coluna de percentual sobre a receita bruta. É ela que revela a tendência, não o valor absoluto.
Os quatro erros que estragam o resultado
Misturar conta pessoa física com conta da clínica é o mais comum e o mais caro, porque contamina todas as linhas de uma vez. Tratar pró-labore como lucro vem logo atrás, e faz o dono achar que teve resultado quando só teve salário. Lançar tudo pela data em que o dinheiro entrou na conta produz um relatório de caixa com nome de DRE, o que joga a receita de janeiro dentro de março. E não separar receita por origem impede qualquer análise de margem, porque particular e convênio têm estruturas de custo diferentes.
O que fazer depois que ele estiver pronto
Coloque três meses lado a lado e olhe a coluna de percentual, linha por linha. Faturamento subindo com margem de contribuição caindo em percentual significa que você vendeu mais do que dá menos lucro, e o próximo passo é o cálculo de margem por procedimento. Custo fixo subindo em percentual significa que a estrutura cresceu antes da receita. Deduções subindo significa cartão parcelado, mix migrando para convênio ou glosa fora de controle.
Escolha uma linha por mês para atacar. Uma só. Defina o número que ela precisa atingir e a data da conferência. No mês seguinte, abra a planilha e confira. Se a linha não se mexeu, o problema não era a linha, era o processo por trás dela.
Qual linha do seu DRE você não sabe responder de cabeça agora?
Como a Atomia resolve isso
No mês 1 montamos o DRE gerencial da sua clínica com o histórico que existe, linha por linha, e apontamos onde o dinheiro está sendo consumido. No mês 2 definimos a meta de cada linha junto com você. A execução fica com o time e a leitura dos indicadores é a cada 15 dias. Na reunião do dia 45 você vê o mesmo DRE, no mesmo formato, com números comparáveis.