Como calcular o preço da sua consulta particular sem chutar
Como calcular o preço de uma consulta médica particular
O preço da consulta particular sai de uma conta com quatro entradas: o custo fixo mensal do consultório dividido pela sua capacidade real de atendimento, mais o custo variável de cada consulta, tudo isso ajustado pelos percentuais que incidem sobre o preço (imposto e taxa de cartão) e pela margem que você quer no fim. A fórmula é esta: preço igual a custo por atendimento dividido por um menos a soma dos percentuais.
Escrita por extenso: some o custo fixo por atendimento com o custo variável por atendimento. Some os percentuais de imposto, taxa de cartão e margem alvo. Subtraia essa soma de 1. Divida o primeiro número pelo segundo. O resultado é o menor preço que fecha a conta que você desenhou. Se ele vier acima do que você cobra hoje, você não estava cobrando pouco por generosidade, você estava financiando o consultório com o próprio salário.
As quatro entradas, uma por vez
Custo fixo mensal
É tudo que chega mesmo com a agenda vazia: aluguel, condomínio, folha da recepção com encargos, software, contador, telefonia, energia, limpeza, seguro, anuidade de conselho, marketing contratado. Pró-labore entra aqui, porque seu trabalho tem custo. Parcela de financiamento de equipamento também, porque o boleto vence de qualquer jeito. Se você não tem essa lista fechada, monte primeiro o DRE da clínica.
Capacidade real de atendimento
Aqui entra quantos atendimentos você de fato realiza por mês, com ocupação e falta descontadas. A quantidade de horários que cabem na agenda serve para outra coisa. A conta: dias de atendimento por mês, vezes horas por dia, dividido pela duração da consulta, vezes a taxa de ocupação que você mede na sua própria agenda.
Custo variável por atendimento
Só o que existe porque a consulta aconteceu, em valor fixo por atendimento: material descartável, impressão, café, mensageria, comissão por atendimento se houver. Imposto e taxa de cartão ficam de fora daqui, porque são percentuais sobre o preço e entram na outra ponta da fórmula.
Margem alvo
O percentual que você quer que sobre depois de tudo. Quem define esse número é você. Ele precisa ser suficiente para repor equipamento, formar reserva e remunerar o capital que você colocou.
A conta com números
Os valores abaixo são um exemplo ilustrativo. Troque cada um pelos seus antes de mudar sua tabela.
Suponha um consultório com R$ 18.000 de custo fixo mensal, incluindo pró-labore. O médico atende 4 dias por semana, 6 horas por dia, em consultas de 40 minutos. Isso dá 9 atendimentos por dia, 16 dias por mês, 144 horários disponíveis. A ocupação medida na agenda é de 75%, então a capacidade real é de 108 atendimentos.
| Entrada | Valor |
|---|---|
| Custo fixo mensal | R$ 18.000 |
| Capacidade real | 108 atendimentos |
| Custo fixo por atendimento | R$ 166,67 |
| Custo variável por atendimento | R$ 12,00 |
| Custo total por atendimento | R$ 178,67 |
| Imposto sobre a receita | 8% |
| Taxa de cartão | 2% |
| Margem alvo | 20% |
| Divisor (1 menos 0,30) | 0,70 |
| Preço calculado | R$ 255,24 |
Arredondando para cima, R$ 260. Confira: de R$ 260, saem R$ 20,80 de imposto, R$ 5,20 de cartão, R$ 12 de custo variável e R$ 166,67 de custo fixo. Sobram R$ 55,33, ou 21,3%. A conta fecha.
"O mercado da minha cidade não paga mais que isso"
Essa objeção é legítima e merece uma resposta com número, não com discurso. Vamos testar o que acontece se você cobrar R$ 200 nessa mesma estrutura.
De R$ 200 saem 8% de imposto (R$ 16) e 2% de cartão (R$ 4), sobrando R$ 180. Menos R$ 12 de custo variável, a contribuição de cada consulta é de R$ 168. Multiplicado pelos 108 atendimentos, dá R$ 18.144 contra R$ 18.000 de custo fixo. Sobra R$ 144 no mês. O consultório trabalha o mês inteiro, paga todo mundo, paga o pró-labore que estava dentro do custo fixo, e entrega cento e quarenta e quatro reais.
O ponto de equilíbrio nesse cenário é de 107,1 atendimentos. Você precisa de 108 para não perder dinheiro e tem capacidade de 108. Qualquer semana com feriado apaga o mês.
Isso não significa que o preço tem que subir. Significa que, se o preço não pode subir, alguma das outras três variáveis precisa mudar. E aí você tem três variáveis para mexer.
Variável 1: ocupação
Se a ocupação sobe de 75% para 90%, a capacidade real vai de 108 para 130 atendimentos. O custo fixo por atendimento cai de R$ 166,67 para R$ 138,46. Refazendo a fórmula com os mesmos 20% de margem: R$ 150,46 dividido por 0,70 dá R$ 214,94. O preço mínimo caiu para R$ 215 sem você cortar nada.
| Cenário | Ocupação | Atendimentos | Custo fixo por atendimento | Preço com 20% de margem |
|---|---|---|---|---|
| Atual | 75% | 108 | R$ 166,67 | R$ 255,24 |
| Agenda mais cheia | 90% | 130 | R$ 138,46 | R$ 214,94 |
| Agenda vazia | 60% | 86 | R$ 209,30 | R$ 316,14 |
Leia a última linha com atenção. Numa agenda com 60% de ocupação, o preço que fecha a conta é R$ 316. É por isso que consultório vazio tende a ficar caro e depois barato demais: o dono olha a concorrência, baixa o preço, a conta piora, e a agenda continua vazia porque o problema nunca foi preço.
Variável 2: custo fixo
Cada R$ 1.000 a menos de custo fixo, na estrutura do exemplo, derruba R$ 9,26 do custo por atendimento e cerca de R$ 13,20 do preço mínimo. Olhe primeiro para as linhas grandes, que costumam ser aluguel, folha e marketing.
Variável 3: o que você vende
Se a consulta avulsa não paga a estrutura, a saída costuma ser mudar a unidade de venda: acompanhamento por período, pacote com retorno incluído, procedimento realizado no próprio consultório. Cada um desses tem margem e tempo diferentes, e a comparação entre eles está em margem de contribuição por procedimento.
Três detalhes que costumam passar batido
O retorno gratuito não é gratuito. Ele ocupa um horário que tem custo fixo de R$ 166,67 no exemplo. Se você dá 30 retornos por mês, está doando cerca de R$ 5.000 de estrutura. Pode ser uma decisão comercial boa, desde que esteja no cálculo e o preço da primeira consulta cubra o par.
O parcelamento no cartão muda a conta duas vezes: aumenta a taxa e atrasa a entrada de caixa. A segunda parte machuca mais, e ela está explicada em fluxo de caixa de consultório.
Reajuste sem data vira reajuste que não acontece. Marque o mês, avise a base com antecedência e aplique. A pergunta que sobra é simples: quando foi seu último reajuste, e qual era o custo do aluguel naquele mês?
Como a Atomia resolve isso
No mês 1 medimos sua ocupação real, seu custo fixo e seu custo por atendimento, e refazemos sua tabela de preços com a fórmula acima. No mês 2 definimos a meta de ocupação e o preço alvo. A execução fica com o time, com leitura de indicadores a cada 15 dias. Na reunião do dia 45 você compara ocupação, preço médio e margem com o ponto de partida.