Fluxo de caixa de consultório: por que tem dinheiro na conta e mesmo assim está no vermelho

Qual a diferença entre fluxo de caixa e lucro em uma clínica

Lucro é o resultado do que você produziu no mês, independentemente de quando o dinheiro entra ou sai. Fluxo de caixa é o movimento do dinheiro na conta, com as datas reais de entrada e de pagamento. Uma clínica pode fechar o mês com lucro no papel e com saldo negativo no banco, porque o atendimento feito hoje vira dinheiro daqui a 30 dias no cartão e daqui a 60 ou 90 no convênio, enquanto a folha vence dia 5, o aluguel dia 10 e o imposto dia 20.

O lucro responde se o seu negócio se sustenta. O caixa responde se você paga a conta de amanhã. As duas respostas podem ser opostas no mesmo mês, e é por isso que olhar só o saldo da conta é perigoso nos dois sentidos: saldo gordo no dia 8, quando a antecipação do cartão caiu, esconde o buraco do dia 15, e saldo apertado num mês de investimento esconde um resultado bom. O lucro você vê no DRE. O caixa você vê num calendário.

O calendário de 30 dias

Os números abaixo são um exemplo ilustrativo. Troque pelos seus prazos e valores.

Suponha uma clínica que fatura R$ 80.000 no mês, com mix de particular, cartão e convênio, e que fecha esse mesmo mês com lucro de aproximadamente R$ 5.000 no DRE. Saldo inicial em conta de R$ 12.000.

Entraram R$ 51.200 e saíram R$ 65.800. A clínica faturou R$ 80.000 e recebeu R$ 51.200, porque boa parte do que faturou ainda está no cartão e nas operadoras. Ao mesmo tempo, ela pagou repasse e material referentes à produção do mês anterior.

Duas leituras saem daí, e nenhuma delas aparece no extrato do dia 8.

A primeira é o pico negativo. O pior momento do mês é o dia 15, com R$ 14.000 negativos. Esse é o tamanho do capital de giro que a clínica precisa ter parado ou disponível em limite, e ele não tem relação com o lucro do mês. É pura consequência do desenho de prazos.

A segunda é a inversão da ordem. Repasse aos profissionais no dia 15 vem antes do recebimento do convênio no dia 18 e no dia 28. A clínica está financiando o próprio prestador com dinheiro que ainda não recebeu.

O que está por trás do descasamento

Três prazos criam o problema, e você mexe nos três com decisões diferentes.

Prazo de recebimento do cartão. Débito costuma cair em um ou dois dias úteis, crédito à vista em torno de 30 dias, e parcelado nas datas de cada parcela. Cada parcelamento oferecido na recepção adia caixa. Antecipar recebível resolve o dia e cobra por isso, e a taxa de antecipação é uma despesa financeira que precisa aparecer no seu DRE em linha própria, para você saber quanto custou por mês.

Prazo de recebimento do convênio. Aqui entra o contrato. A Lei 9.656/1998, no art. 17-A, § 2º, inciso II, incluído pela Lei 13.003/2014, determina que o contrato escrito entre operadora e prestador estabeleça os valores dos serviços e os "prazos e procedimentos para faturamento e pagamento dos serviços prestados". Isso significa que o seu prazo está escrito em algum lugar. Abra os contratos das suas operadoras e anote a data de cada uma numa folha. Some a isso o efeito da glosa, que atrasa a parte contestada para muito depois do prazo normal, tema de glosa de convênio.

Prazo de pagamento das suas saídas. Folha e encargos têm data legal. Aluguel, fornecedor, software e marketing têm data negociável, e quase ninguém negocia. Mudar o vencimento do fornecedor de material do dia 12 para o dia 20 no exemplo acima não muda o resultado do mês em um real e tira R$ 4.200 do pior momento do caixa.

Como montar o seu

Você precisa de uma planilha com 30 linhas, uma por dia, e três colunas: entradas, saídas e saldo acumulado. Nada além disso.

1. Liste as saídas fixas com a data real de vencimento de cada uma. Folha, encargos, aluguel, software, contador, marketing, financiamento, pró-labore.
2. Liste as saídas variáveis com a data em que costumam ser pagas. Material, laboratório, repasse.
3. Liste as entradas por origem e por prazo. Dinheiro e Pix no dia, débito em dois dias, crédito à vista em 30, parcelado por parcela, cada convênio na data do contrato.
4. Preencha o saldo acumulado dia a dia e marque o pior dia do mês.
5. Estenda para 90 dias. É no segundo e no terceiro mês que aparecem imposto trimestral, décimo terceiro, férias e a parcela do equipamento.

Os erros que fazem o caixa mentir

Lançar recebimento de cartão pela data da venda em vez da data do crédito é o mais frequente, e ele antecipa dinheiro que não existe. Deixar o repasse ao profissional de fora porque "é do mês passado" tira a maior saída do mapa. Esquecer as despesas que não são mensais, como imposto trimestral, seguro anual e décimo terceiro, faz o caixa parecer confortável até dezembro. E somar o limite do cheque especial ao saldo disponível transforma dívida em caixa na sua cabeça.

O que a projeção de 90 dias te permite decidir

Com o pico negativo de cada mês na mão, você decide três coisas com número e não com sensação: quanto de reserva a clínica precisa manter, se vale antecipar recebível ou reduzir parcelamento na recepção, e se dá para comprar aquele equipamento agora ou se ele empurra o pior dia do mês para um lugar impossível.

E dá para responder à pergunta que trava a maioria dos sócios: quanto eu posso retirar este mês. A resposta é o menor saldo projetado dos próximos 90 dias, menos a reserva que você decidiu manter. Se o menor saldo é negativo, a retirada de hoje é dívida de amanhã. O jeito certo de separar retirada de trabalho e retirada de capital está em pró-labore e distribuição de lucro.

Qual foi o seu pior dia de caixa no mês passado, e você sabia dele antes de chegar?

Como a Atomia resolve isso

No mês 1 montamos a projeção de caixa de 90 dias da sua clínica com prazos reais de cartão, convênio e vencimentos. No mês 2 definimos capital de giro mínimo e política de retirada. A execução fica com o time, com leitura de indicadores a cada 15 dias. Na reunião do dia 45 você compara o pior saldo projetado com o realizado.