BPO financeiro ou financeiro interno: quando para de compensar deixar isso com a secretária

Vale a pena terceirizar o financeiro de uma clínica?

Vale a partir do momento em que o custo total do arranjo interno passa o valor da proposta de BPO que está na sua mesa. Custo total soma quatro linhas: a fração do salário e dos encargos de quem faz a tarefa hoje, as horas que você mesmo gasta com isso, o dinheiro que se perde em erro (boleto pago com multa, glosa não recorrida, procedimento não faturado, imposto pago a maior) e o custo de decidir sem informação. A comparação com o salário da secretária isolado quase sempre dá o resultado errado, porque o salário é a menor das quatro linhas.

Existe também um critério que não passa por dinheiro e costuma decidir antes: segregação de função. Quando a mesma pessoa recebe o dinheiro, lança o recebimento no sistema e concilia o extrato, o que existe é confiança. Confiança é uma qualidade da pessoa. Controle é outra coisa, e nesse arranjo ele não existe. Em qualquer clínica com mais de um profissional gerando receita, essa é razão suficiente para separar quem executa de quem confere, com BPO ou com um segundo par de olhos interno.

O que é financeiro de clínica, tarefa por tarefa

Antes de comparar custo, vale listar o que está em jogo. A maior parte das clínicas chama de financeiro apenas as duas primeiras linhas da lista abaixo.

1. Contas a pagar: agendar, pagar, guardar comprovante.
2. Contas a receber: emitir cobrança, dar baixa, cobrar atraso.
3. Conciliação bancária diária, incluindo taxas de maquininha por bandeira e por prazo.
4. Conferência de repasse de convênio, identificação de glosa e recurso dentro do prazo.
5. Fechamento mensal com DRE gerencial por linha de receita.
6. Projeção de caixa de 30, 60 e 90 dias.
7. Apuração de repasse de profissionais e de comissão.
8. Separação entre pró-labore e distribuição de lucro, com o cálculo feito antes do saque.

As tarefas 1 e 2 cabem numa recepção organizada. As tarefas 3 a 8 exigem rotina, método e alguém que saiba ler o que os números dizem. É nelas que o dinheiro some sem barulho.

O teste das cinco perguntas

Antes de qualquer planilha, faça este teste com quem cuida do financeiro hoje. Cinco perguntas, resposta com documento na mão, dez minutos de prazo.

1. Qual foi a margem do mês passado, por linha de receita?
2. Quanto a clínica tem a receber de convênio hoje, separado por operadora e por data prevista?
3. Qual foi a glosa dos últimos 90 dias e quanto dela foi recorrido dentro do prazo?
4. Em que data o extrato bancário bateu com o sistema pela última vez?
5. Quanto entra e quanto sai nos próximos 30 dias?

Se as cinco respostas vierem com documento, o arranjo interno está funcionando e o assunto se encerra aqui. Se vierem três ou menos, a sua secretária está dando conta de contas a pagar e a receber, que são duas das oito tarefas. As outras seis estão paradas, e o custo delas aparece na próxima seção.

O custo total, linha por linha

Os valores abaixo são um exemplo ilustrativo. Substitua cada linha pelos seus antes de comparar com qualquer proposta.

Linha 1, fração de folha. Secretária com salário de R$ 2.400. Sobre ele incidem FGTS de 8%, provisão de 13º de 8,33%, provisão de férias com um terço de 11,11% e FGTS sobre essas provisões, algo em torno de 1,56%. O acréscimo fica perto de 29%, o que leva o custo para R$ 3.096. Com vale transporte e alimentação de R$ 500, o custo mensal vai a R$ 3.596. Confirme os percentuais com o seu contador, porque eles mudam conforme o regime e a convenção coletiva. Se 30% do tempo dela vai para o financeiro, a fração alocada é de R$ 1.079.

Linha 2, o seu tempo. Anote por duas semanas quantas horas você gasta autorizando pagamento, conferindo extrato, ligando para banco e montando planilha. Suponha 8 horas por mês. Uma hora sua de agenda gera margem, e no exemplo do post sobre convênio ou particular essa margem é de R$ 273 por hora. Oito horas custam R$ 2.184. Se você faz isso à noite, o custo continua existindo, ele só muda de lugar.

Linha 3, o erro. Aqui entram os vazamentos que ninguém contabiliza. No exemplo: dois boletos por mês pagos com multa e juros, R$ 60; glosa identificada fora do prazo de recurso, R$ 900; procedimento realizado e não faturado, R$ 700. Total de R$ 1.660. Levante os seus três meses de extrato e preencha essa linha antes de seguir.

Linha 4, a decisão sem informação. Essa não tem valor fácil de calcular, e por isso costuma ser ignorada. Ela aparece quando você aumenta preço tarde demais, mantém um convênio de margem negativa por mais um ano ou contrata alguém sem saber se a margem suporta. Deixe a linha em branco na planilha e escreva ao lado a última decisão que você adiou por falta de número.

Com esse número na mão, a comparação fica direta. Pegue a proposta de BPO que você recebeu e coloque ao lado dos R$ 4.923 do exemplo, ou do número que você apurou. Some à coluna do BPO o tempo que você continuará gastando (aprovação de pagamento e leitura do relatório, tipicamente 2 horas por mês) e o custo de sistema, se ele não estiver incluso.

O que muda de verdade na comparação

Duas linhas dessa tabela merecem atenção. A primeira é o que o BPO não faz: ele organiza, concilia e informa, e ele não negocia com convênio, não define a sua tabela de preço e não cobra o seu paciente. Quem contrata BPO esperando decisão estratégica vai ficar frustrado. A segunda é a curva de aprendizado: nos primeiros 60 dias, o custo do seu tempo sobe, porque alguém precisa entender como a sua clínica fatura.

O ponto de virada, sem faixa de faturamento

Faixa de faturamento é um atalho ruim porque duas clínicas com o mesmo faturamento podem ter complexidades muito diferentes. Use este placar. Um ponto para cada resposta sim.

1. Você atende convênio.
2. Existe mais de um profissional gerando receita e recebendo repasse.
3. Você tem mais de duas contas de recebimento (banco, maquininha, gateway).
4. Você vende tratamento parcelado com mais de uma entrada por paciente.
5. O fechamento do mês anterior não fica pronto até o dia 10.
6. Você não sabe de cabeça a margem do mês passado.
7. A mesma pessoa recebe, lança e concilia.
8. Você já pagou multa por atraso nos últimos 3 meses.

Até 2 pontos, organize internamente com rotina escrita. De 3 a 5 pontos, o arranjo interno ainda funciona se você definir dono, prazo e conferência semanal. De 6 a 8 pontos, o custo total já passou a proposta de BPO na maioria dos casos, e vale fazer a conta da seção anterior este mês.

O primeiro passo, terceirizando ou não

Em qualquer dos dois caminhos, o resultado depende de três coisas que são suas: plano de contas fechado, o DRE da clínica montado por linha de receita e a projeção de caixa atualizada toda semana. BPO sem plano de contas entrega relatório bonito e inútil. Se você atende convênio, some a esses três a rotina de conferência de glosa, e antes do próximo saque revise a separação entre pró-labore e distribuição de lucro.

Como a Atomia resolve isso

No mês 1 levantamos o custo total do seu arranjo atual, linha por linha, e apontamos onde o dinheiro vaza. No mês 2 definimos a meta e o desenho do financeiro, interno ou terceirizado. A execução tem dono e prazo, com reunião de indicadores a cada 15 dias. No dia 45 você compara o mesmo número da primeira medição.