Quanto pagar para a secretária do consultório: como montar a faixa salarial sem chutar

Quanto custa uma secretária de consultório para a clínica, com encargos

O custo de uma secretária é o salário mais os encargos e provisões da contratação (FGTS, contribuições aplicáveis ao seu regime tributário, décimo terceiro, férias com o terço constitucional e provisão de rescisão), mais benefícios como vale transporte e alimentação, mais o variável, se houver, e mais o custo diluído da rotatividade. A conta é sempre a mesma: custo mensal total igual a fixo multiplicado por um fator de encargo, mais benefícios, mais variável médio.

Aqui não tem tabela de salário, e isso é de propósito. Piso, adicionais, benefícios obrigatórios e jornada variam por convenção coletiva da categoria e por região, e qualquer número publicado como média nacional serve para você errar com mais confiança. O caminho correto tem três consultas: a convenção coletiva aplicável à sua atividade e ao seu município, três a cinco anúncios reais de vagas equivalentes na sua cidade, e o seu contador, que é quem calcula o fator de encargo do seu regime tributário. Com esses três dados você monta a faixa em uma tarde.

O método, em cinco passos

1. Defina o escopo do cargo antes do valor

Recepcionista que agenda e recebe paciente é um cargo. Pessoa que atende WhatsApp, converte contato em consulta, confirma agenda, cobra particular, organiza convênio e responde por meta é outro cargo, mais caro e com retorno diferente. Escreva as entregas antes de pensar em número, do jeito descrito em como contratar a secretária certa. Faixa salarial de escopo indefinido sempre sai errada, para mais ou para menos.

2. Ache o piso na convenção coletiva

A convenção coletiva da categoria define piso, adicionais, benefícios obrigatórios e regras de jornada, e ela muda por município e por ano. Peça ao seu contador a convenção vigente aplicável à sua atividade, ou consulte o sistema oficial de registro de convenções e acordos coletivos do Ministério do Trabalho. O piso é o chão da faixa, nunca o alvo.

3. Ache o teto olhando o mercado real da sua cidade

Junte três a cinco anúncios de vagas equivalentes na sua região, publicados nos últimos 60 dias, com escopo parecido com o que você escreveu no passo 1. Anote o valor de cada um e a data. Esse conjunto é a sua referência de mercado, coletada por você, com procedência. Vale mais que qualquer média publicada, porque é da sua praça e do seu momento.

4. Monte a composição de fixo mais variável

O fixo respeita o piso e a referência de mercado. O variável remunera resultado que a pessoa controla, e só isso. Três candidatos bons a métrica de variável:

• Conversão de contato em agendamento, medida por semana.
• Taxa de falta, medida por mês e comparada com a linha de base da própria clínica.
• Registro correto no sistema, medido por auditoria de amostra.

Duas regras de desenho. Primeira: nunca amarre o variável ao faturamento bruto, porque a pessoa não controla preço nem mix, e você acaba premiando o mês em que o médico atendeu mais convênio ruim. Segunda: pagamento variável feito com habitualidade pode ter efeito trabalhista sobre a remuneração e sobre as verbas, então desenhe o formato com advogado trabalhista e com o contador antes de prometer qualquer coisa em entrevista.

5. Calcule o custo total, não o salário

A fórmula é esta:

Custo mensal total = fixo × (1 + fator de encargo) + benefícios + variável médio

O fator de encargo depende do seu regime tributário e das obrigações da sua convenção, e é o seu contador quem fecha esse número. Peça a ele a memória de cálculo por item, não só o total. Os itens que precisam aparecer nessa memória incluem o FGTS, previsto na Lei 8.036/1990, as contribuições previdenciárias aplicáveis ao seu enquadramento, o décimo terceiro salário, que corresponde a um doze avos da remuneração por mês de serviço nos termos do art. 1º, § 1º, da Lei 4.090/1962, as férias com o terço constitucional e a provisão mensal de rescisão.

Quando o número fechar, transforme em custo por hora útil de recepção aberta. Aí você consegue comparar com o que aquela hora gera.

O que a rotatividade cobra, e quase ninguém soma

Trocar de secretária tem preço, e ele não aparece em nenhuma linha do seu DRE. Os números abaixo são um exemplo ilustrativo, montado só para mostrar o formato da conta. Troque cada linha pelos seus.

Suponha uma clínica com ticket médio de R$ 350, margem de contribuição de 55%, que leva 45 dias para preencher a vaga e mais 60 dias até a pessoa nova atingir o desempenho da anterior.

Só as três linhas calculáveis desse exemplo somam R$ 11.795, e nenhuma delas passa pela conta que você faz quando pensa em salário. É por isso que economizar 400 reais por mês no fixo e trocar de pessoa a cada oito meses costuma sair mais caro do que pagar acima do piso e segurar quem funciona.

"Secretária boa é cara demais para o meu porte"

Faça a conta invertida antes de decidir. Pegue o custo mensal total calculado no passo 5 e divida pela sua margem de contribuição. O resultado é quanta receita a mais essa pessoa precisa gerar por mês para se pagar. Depois divida por ticket médio. O resultado é quantos atendimentos a mais por mês. Divida por 4,3 e você tem o número por semana.

Exemplo ilustrativo, com os mesmos dados acima: se o custo total ficar em R$ 4.200 por mês e a margem de contribuição for 55%, a pessoa precisa gerar R$ 7.636 de receita adicional, que a R$ 350 de ticket são 22 atendimentos por mês, ou cerca de 5 por semana. Troque pelos seus números antes de concluir qualquer coisa.

Agora compare com o que a sua recepção deixa na mesa hoje. Cinco atendimentos por semana é o que costuma se perder entre contato não respondido no mesmo dia, falta não confirmada e paciente que perguntou preço e não recebeu resposta. Se a pessoa mais barata converte pior e falta mais gente na agenda, o custo dela soma duas contas: o salário dela e a agenda vazia que ela deixa.

Você sabe quanto custa hoje, por mês, cada horário vago da sua agenda?

Como a Atomia resolve isso

No mês 1 calculamos o custo total da sua recepção e o que ela gera hoje em conversão e ocupação, com número. No mês 2 definimos a meta e o desenho do variável junto com você e com o seu contador. A execução fica com o time e a leitura é a cada 15 dias. Na reunião do dia 45 os mesmos indicadores voltam para a mesa.