Quanto custa uma consultoria de gestão para clínicas, e como saber se ela se paga
Quanto custa uma consultoria de gestão para clínica médica
Na Atomia, o investimento mensal é este, publicado sem pedir para você preencher formulário: Start, R$ 3.412 por mês, para quem precisa encher a agenda. Gestão, R$ 7.317 por mês, para quem já tem agenda e quer margem. Escala, sob consulta, para clínicas que faturam acima de R$ 120 mil por mês. Em todos, vale a exclusividade escrita em contrato: uma clínica por especialidade e por praça, ou seja, enquanto você for cliente, o concorrente da sua rua não é atendido por nós.
O preço, sozinho, não responde a sua pergunta real. A pergunta real é se o contrato se paga. Isso tem conta, e a conta é curta: divida a mensalidade pela sua margem de contribuição e você descobre quanta receita a mais precisa aparecer por mês. Divida esse valor pelo seu ticket médio e você descobre quantos atendimentos. Divida por 4,3 e você tem o número por semana. Se o número por semana couber dentro do que a sua agenda já perde hoje em falta e em contato mal respondido, o contrato se paga com recuperação, sem precisar de um único paciente novo.
O que entra em cada faixa
| Faixa | Para quem | Foco do trabalho | Investimento |
|---|---|---|---|
| Start | Clínica com capacidade ociosa e agenda irregular | Comercial e marketing: contato, conversão, ocupação da agenda | R$ 3.412 por mês |
| Gestão | Clínica com agenda cheia e resultado apertado | As três frentes juntas: comercial, marketing e financeiro | R$ 7.317 por mês |
| Escala | Clínica acima de R$ 120 mil por mês | Estrutura, indicadores por unidade e preparação de expansão | Sob consulta |
Em todas as faixas o ritmo é o mesmo. No mês 1 fazemos o diagnóstico e apontamos o gargalo com número, medindo as três frentes ao mesmo tempo. No mês 2 as metas ficam definidas com você. A execução acontece com o seu time, e a leitura dos indicadores é a cada 15 dias, na reunião descrita em reunião de indicadores quinzenal. No dia 45 você vê o mesmo painel, no mesmo formato, com números comparáveis. O escopo detalhado de cada contrato é fechado depois do diagnóstico, porque o gargalo de uma clínica com agenda vazia não é o mesmo de uma clínica com agenda cheia e margem apertada.
A diferença entre Start e Gestão está em onde o trabalho pega. No Start, o esforço vai para entrada de paciente e ocupação. No Gestão, entra também a parte financeira: DRE gerencial, margem por procedimento, preço e estrutura de custo.
O cálculo de payback, passo a passo
Os números abaixo são um exemplo ilustrativo, escolhidos só para a conta andar. Troque cada um pelos seus antes de concluir qualquer coisa.
Suponha uma clínica que fatura R$ 60.000 por mês, com margem de contribuição de 55% e ticket médio de R$ 400. Ela perde 12 horários por semana em falta e responde parte dos contatos do WhatsApp no dia seguinte.
Passo 1, quanto precisa voltar. Para o plano Gestão: R$ 7.317 ÷ 0,55 = R$ 13.304 de receita adicional por mês. Para o Start: R$ 3.412 ÷ 0,55 = R$ 6.204.
Passo 2, quantos atendimentos são. R$ 13.304 ÷ R$ 400 = 33 atendimentos por mês, ou cerca de 8 por semana, no plano Gestão. No Start, R$ 6.204 ÷ R$ 400 = 16 por mês, cerca de 4 por semana.
Passo 3, de onde eles saem. Aqui a conta deixa de ser abstrata. Três fontes, todas dentro da clínica que já existe:
| Fonte | Movimento no exemplo | Receita | Margem gerada |
|---|---|---|---|
| Falta recuperada | Metade das 12 faltas semanais volta, cerca de 26 atendimentos por mês | R$ 10.400 | R$ 5.720 |
| Conversão de contato | 8 agendamentos a mais por mês, com o mesmo volume de contato | R$ 3.200 | R$ 1.760 |
| Custo fixo revisado | Corte de R$ 900 por mês em contratos e assinaturas | Não aplicável | R$ 900 |
| Total | R$ 8.380 |
No exemplo, R$ 8.380 de ganho mensal contra R$ 7.317 de mensalidade. O contrato se paga e sobra, sem nenhum paciente novo vindo de anúncio. E repare que a fonte mais pesada, a falta recuperada, não custa verba de mídia, custa processo de confirmação.
Refaça essa mesma tabela com os seus três números: seu ticket, sua margem de contribuição e sua quantidade de faltas por semana. Se você não sabe sua margem de contribuição, esse é o primeiro sinal de que existe dinheiro parado em algum lugar do seu DRE.
O custo já existe, ele só está espalhado
Antes de tratar consultoria como despesa nova, some o que já sai da sua conta todo mês para resolver, em pedaços, o que a gestão resolve junto. Os valores abaixo são um exemplo ilustrativo. Preencha com os seus.
| Onde o dinheiro já vai hoje | Exemplo |
|---|---|
| Agência de marketing ou social media | R$ 2.500 |
| Apoio financeiro, BPO ou horas extras do contador | R$ 1.200 |
| Sistema de gestão e ferramentas avulsas | R$ 400 |
| Horas do dono em planilha, cobrança e apagar incêndio | Multiplique pelo valor da sua hora de consulta |
| Agenda vazia e falta não recuperada | Faltas por semana × 4,3 × ticket × margem |
Somando só as três primeiras linhas do exemplo, já são R$ 4.100 por mês pagos a três fornecedores que não conversam entre si, cada um olhando um pedaço e nenhum respondendo pelo resultado da clínica. A quarta e a quinta linha quase nunca entram na conta, e são as maiores. Uma clínica que perde 12 horários por semana a R$ 400 de ticket e 55% de margem deixa R$ 11.352 de margem na mesa por mês. O que muda com um contrato de gestão é o destino desse dinheiro, e a existência de alguém que responde pelo número final.
"Não tenho como pagar uma consultoria"
Essa frase às vezes está certa, e vale dizer com clareza: se a sua clínica não fecha o mês, se você está atrasando fornecedor e se não existe margem de contribuição positiva, o primeiro passo é estancar o caixa, e contratar consultoria vem depois disso. Nesse cenário, ligue para o seu contador antes de ligar para nós, e depois volte.
Fora esse cenário, a frase costuma significar outra coisa: que o valor da mensalidade é conhecido e o valor do desperdício não é. O desperdício não vem com boleto, então ele não aparece. Faça o teste antes de decidir. Meça três coisas nesta semana: quantos contatos entraram, quantos viraram consulta e quantos horários ficaram vagos. Multiplique os horários vagos pelo seu ticket e pela sua margem. Compare com R$ 3.412.
Se a perda semanal já for maior que a mensalidade, o problema deixou de ser preço da consultoria. Se for menor, você acabou de descobrir que a sua clínica está mais organizada do que parecia, e isso também é uma resposta útil. Os oito números que você precisa para fazer essa medição estão em indicadores de clínica.
Quantos horários vagos a sua agenda teve na semana passada?
Como a Atomia resolve isso
No mês 1 fazemos o diagnóstico das três frentes e apontamos o gargalo da sua clínica com número. No mês 2 as metas ficam definidas com você. A execução fica com o seu time e a leitura dos indicadores acontece a cada 15 dias. Na reunião do dia 45 você compara os mesmos indicadores, no mesmo formato, e decide se o contrato se pagou.